Por qué los proyectos fracasan de las mismas tres formas, sea cual sea el sector

Los post mortem se leen distinto según el sector, pero la autopsia suele arrojar uno de tres hallazgos. No es la tecnología, ni el talento, ni siquiera el presupuesto: ahí se ve el daño, no ahí empieza. Los tres patrones siguientes explican la mayoría de los programas fracasados y rescatados que hemos visto, y cada uno tiene un síntoma temprano visible meses antes del daño.

1 · No hay una línea base viva

Muchos proyectos tienen un plan; pocos tienen una línea base: una declaración fechada y versionada de alcance, plazo y coste contra la que medir los cambios. Sin ella, el retraso no tiene punto de partida del que retrasarse, así que se acumula en silencio hasta que una fecha de la que todos dudaban en privado se convierte en una fecha que todos incumplen en público.

Síntoma temprano: el informe de estado muestra el porcentaje completado pero no la desviación. Si nadie puede decir “cuatro semanas por detrás de la línea base de marzo”, es que no hay línea base.

2 · El optimismo va metido en el cronograma

Las estimaciones las hacen las personas más interesadas en el resultado, las revisan personas que quieren ese mismo resultado, y al único pesimista honesto se le pide que “justifique su cifra”. Sale así un cronograma en el que todo tiene que salir bien: compras, permisos, meteorología, el otro proyecto liberando a tiempo a la gente compartida. Cualquier retraso se propaga, porque la holgura que lo habría absorbido se negoció a la baja antes de empezar.

Síntoma temprano: un camino crítico sin holgura y un registro de riesgos donde todas las entradas tienen el mismo responsable: “el PM”.

3 · Las decisiones no se toman

La partida más cara de un programa con problemas es invisible: la cola de decisiones sin tomar. Cada una parece segura de aplazar: el detalle de la especificación, la elección de proveedor, la cuestión de alcance aparcada “hasta que sepamos más”. Pero el trabajo continúa mientras la decisión espera, lo que significa que continúa sobre hipótesis, y parte de él habrá que rehacerlo. La deuda de decisiones se acumula más rápido que la deuda de plazo, porque nadie la está midiendo.

Síntoma temprano: el mismo punto aparece en tres dosieres consecutivos del comité, redactado cada vez de forma ligeramente distinta.

Qué tienen en común los rescates

Los programas que se recuperan casi nunca lo hacen por heroicidades. Alguien rehace la línea base con honestidad, saca el optimismo del cronograma en una sola pasada dolorosa y abre un registro de decisiones con fechas y responsables. Nada de eso exige herramientas nuevas ni más gente; exige quince días incómodos y alguien con peso suficiente para imponerlos. Cuanto antes lleguen esos quince días, menos cuestan.