Perché i progetti falliscono sempre negli stessi tre modi, in qualsiasi settore

I post-mortem si leggono in modo diverso da un settore all'altro, ma l'autopsia porta quasi sempre a uno di tre referti. Non la tecnologia, non le persone, nemmeno il budget: lì il danno si vede, non lì nasce. I tre schemi qui sotto spiegano la maggior parte dei programmi falliti e recuperati che abbiamo visto, e ciascuno ha un sintomo precoce visibile mesi prima del danno.

1 · Non esiste una baseline viva

Molti progetti hanno un piano; pochi hanno una baseline: una dichiarazione datata e versionata di ambito, tempi e costi rispetto alla quale si misura ogni variazione. Senza baseline, lo slittamento non ha un punto da cui slittare, quindi si accumula in silenzio finché una data di cui tutti dubitavano in privato diventa una data che tutti mancano in pubblico.

Sintomo precoce: il report di stato mostra la percentuale di avanzamento ma non lo scostamento. Se nessuno sa dire “quattro settimane di ritardo sulla baseline di marzo”, la baseline non esiste.

2 · L'ottimismo è già dentro il cronoprogramma

Le stime le producono le persone più interessate al risultato, le rivedono persone che vogliono lo stesso risultato, e all'unico pessimista onesto si chiede di “mettere alla prova il suo numero”. Ne esce un cronoprogramma in cui tutto deve andare bene: approvvigionamenti, permessi, meteo, l'altro progetto che libera in tempo le persone condivise. Basta uno slittamento e l'effetto si propaga, perché il margine che lo avrebbe assorbito era stato negoziato via prima di partire.

Sintomo precoce: un percorso critico senza margine, e un registro dei rischi in cui tutte le voci hanno lo stesso responsabile: “PM”.

3 · Le decisioni non vengono prese

La voce più costosa di un programma in difficoltà è invisibile: la coda delle decisioni non prese. Ognuna sembra rinviabile senza danno: il dettaglio di specifica, la scelta del fornitore, la questione di ambito parcheggiata “finché non ne sappiamo di più”. Ma il lavoro prosegue mentre la decisione attende, cioè prosegue su ipotesi, e una parte andrà rifatta. Il debito decisionale cresce più in fretta di quello di programma, perché nessuno lo misura.

Sintomo precoce: la stessa voce che ricompare in tre pacchetti di steering consecutivi, ogni volta con parole leggermente diverse.

Cosa hanno in comune i recuperi

I programmi che si riprendono non lo fanno quasi mai per eroismi. Qualcuno rifà la baseline con onestà, toglie l'ottimismo dal cronoprogramma in un unico passaggio doloroso, e apre un registro delle decisioni con date e responsabili. Nulla di tutto questo richiede nuovi strumenti o un team più grande: richiede due settimane di disagio e qualcuno abbastanza autorevole da imporle. Prima arrivano quelle due settimane, meno costano.